При перевозке товаров, сведения о которых должны фиксироваться в государственных информационных системах, электронную транспортную документацию требуется заполнять с учетом специальных правил. Порядок отражения таких данных ФНС России рассмотрела в письме от 22 сентября 2026 г. No ЕА-36-26/8426@.

При оформлении грузоперевозки необходимо определить, какие документы должны сопровождать продукцию в пути. Законодательство может предусматривать наличие разрешительных документов, подтверждений качества, сертификатов и иных сведений. Однако передавать их непосредственно вместе с грузом требуется не во всех случаях. Согласно статье 8 Федерального закона от 08.11.2007 No 259-ФЗ, если необходимые данные содержатся в государственных информационных системах, в транспортной накладной разрешается привести номера соответствующих документов вместо их передачи на бумаге.

Для отражения информации о подконтрольных товарах в электронных перевозочных документах используются специальные поля установленного формата. Налоговая служба уточнила, какие значения необходимо в них вносить.

В частности, при заполнении электронного документа следует обратиться к таблице 5.25 формата электронного путевого листа, утвержденного приказом ФНС России от 17.02.2023 No ЕД-7-26/116@. В соответствующем информационном поле указывается идентификатор файла ed000000-0000-0000-0000-000000000000.

Следующий этап - заполнение реквизита «Идентификатор» в элементе «Текстовая информация», описанном в таблице 5.26. Здесь необходимо привести код государственной информационной системы в соответствии с действующим классификатором. Если используемая система в нем отсутствует, вместо кода указывается ее наименование.

Если одна перевозка одновременно отражается в нескольких государственных информационных системах, в документе нужно перечислить сведения о каждой из них. Тот же принцип применяется, когда требуется указать несколько идентификаторов учетных единиц. Для этого элемент «Текстовая информация» заполняется столько раз, сколько необходимо для передачи всех требуемых данных.

Разъяснения ФНС позволяют определить порядок заполнения электронных реквизитов при перевозке продукции, находящейся под государственным информационным контролем. Перед формированием накладной организациям следует проверить требования к конкретному товару и убедиться, что все необходимые идентификаторы внесены в документ в предусмотренном формате.