Налоговые агенты — компании и индивидуальные предприниматели, выплачивающие доходы физическим лицам, обязаны отчитаться по форме 6-НДФЛ за 2025 год не позднее 25 февраля. Расчет составляется с накоплением показателей с начала года и представляется в налоговую инспекцию по месту постановки на учет. Если выплаты производятся через обособленные подразделения, отчетность направляется в инспекции по месту их регистрации.

В ситуации, когда в отчетном периоде доходы физическим лицам не начислялись и налог не удерживался, обязанность по сдаче нулевого расчета формально отсутствует. Вместе с тем ФНС рекомендует уведомить инспекцию об отсутствии финансово-хозяйственной деятельности, поскольку непредставление отчетности может быть расценено как нарушение и привести к блокировке банковских счетов на основании статьи 76 НК РФ. При этом подача нулевого 6-НДФЛ допускается, и отказать в его приеме налоговый орган не вправе.

Способ представления расчета напрямую зависит от численности работников. Если среднесписочная численность превышает 10 человек, отчет направляется исключительно в электронном виде по ТКС. При численности 10 человек и менее возможна подача документа на бумаге. Нарушение установленного формата сдачи влечет штраф в размере 200 рублей.

Отдельные правила действуют при изменении юридического адреса организации. С квартала, в котором произошел переезд, и до конца календарного года налоговый агент должен представить два расчета 6-НДФЛ: первый — с данными, отраженными до смены адреса и прежним кодом ОКТМО, второй — с показателями после переезда и новым ОКТМО. При этом КПП указывается уже по новому месту учета.

Если в ранее поданном расчете обнаружены ошибки, необходимо направить уточненную форму с соответствующим номером корректировки. В таком расчете приводятся все показатели целиком, а ошибочные сведения заменяются актуальными. Дополнительно следует учитывать, что с 2026 года в связи с изменениями налогового законодательства и обновлением справочников ФНС расширен перечень кодов статуса налогоплательщика, используемых при заполнении приложения с данными о доходах физических лиц.