Организации, в которых на воинском учете состоит менее 500 граждан, не освобождаются от обязанности организовать воинский учет. Вместе с тем законодательство допускает выполнение соответствующих функций работником, который исполняет их на условиях совместительства либо совмещения. Такой подход подтверждает и позиция Роструда.

При этом наличие отдельной должности, связанной с ведением воинского учета, должно быть предусмотрено штатным расписанием. Количество работников, отвечающих за данное направление, определяется пунктом 12 Положения о воинском учете, утвержденного постановлением Правительства РФ No 719. Если на учете состоит менее 500 граждан, обязанности вправе выполнять один совместитель. При увеличении численности до диапазона от 500 до 2000 граждан необходим один освобожденный работник. Если количество военнообязанных достигает 2000–4000 человек, требуется уже два штатных специалиста. В дальнейшем дополнительно вводится одна штатная единица на каждые последующие 3000 граждан.

Для работодателей малого бизнеса наиболее распространенным вариантом остается возложение обязанностей на действующего сотрудника. Если работа оформляется как совместительство, в трудовом договоре обязательно фиксируется соответствующий статус. Когда обязанности выполняются в течение основного рабочего времени, применяется механизм совмещения должностей, расширения зоны обслуживания либо увеличения объема выполняемых работ. Во всех случаях дополнительная нагрузка возможна только с письменного согласия работника и подлежит обязательной оплате. Требовать выполнения функций, не предусмотренных трудовым договором, без надлежащего оформления работодатель не вправе. Такой порядок соответствует положениям Трудового кодекса РФ и позволяет избежать претензий со стороны контролирующих органов.