ООО «Графис Арт»

Оптимизация бизнес-процессов и обмена данными в ООО «Графис Арт» с использованием «1С:Управление торговлей 11.5»

Делимся практическим кейсом по доработке и оптимизации типовой конфигурации «1С:Управление торговлей 11.5» для компании, занимающейся производством интерьерных картин, репродукций, постеров и зеркал в рамах.

Цель проекта — адаптировать уже используемую заказчиком программу «1С:Управление торговлей» под реальные процессы компании. В результате настройки обменов и внедрения доработок система стала удобным рабочим инструментом для управления продажами, складом, производством и взаиморасчетами.

О компании

Компания «Графис Арт» более 20 лет работает на рынке декоративного искусства и специализируется на производстве и продаже картин, постеров и репродукций для широкого круга потребителей. Реализация продукции осуществляется через оптовый склад в Москве.

Преимуществами компании являются собственное производство без посредников, сотрудничество с зарубежными партнёрами, широкий и регулярно обновляемый ассортимент, а также оптимальный баланс цены и качества.

Для ведения оперативного учета продаж, закупок и складских операций в компании используется программный продукт «1С:Управление торговлей 8». Регламентированный учет ведется в конфигурациях «1С:Бухгалтерия предприятия» и «1С:Зарплата и управление персоналом». Таким образом, в компании была сформирована единая ИТ-система на базе платформы «1С:Предприятие 8» для оперативного, управленческого и регламентированного учета.

Бизнес-задачи и проблемы до начала проекта

С ростом объёмов продаж и расширением ассортимента компания столкнулась с трудностями в учёте и управлении процессами продаж. Конфигурация «1С:Управление торговлей», внедрённая более десяти лет назад, перестала соответствовать актуальным управленческим и производственным требованиям, использовалась не в полном объёме, а часть операций выполнялась вручную, что снижало скорость работы и повышало риск ошибок.

В результате проведенного обследования системы были выявлены основные проблемы:

• отсутствие полноценного обмена банковскими документами между «1С:Управление торговлей» и «1С:Бухгалтерия предприятия», что приводило к путанице во взаиморасчетах с клиентами, необходимости заполнения однотипных документах в обеих программах, постоянных сверок их перед отгрузкой;

• некорректный обмен отчетами комиссионера между системами, что приводило к расхождениям в данных по продажам, ошибкам во взаиморасчетах с контрагентами и увеличивало время закрытия отчетных периодов из-за необходимости ручных проверок и корректировок;

• необходимость доработки документа «Заказ поставщику», который в компании фактически используется как заказ на производство. Специфика производства интерьерных картин заключается в том, что оборудование требуется настраивать под каждый размер изделия и наличия рам. Для оптимальной загрузки станков и ускорения производственного процесса требовалась возможность формировать задания на печать группами картин с одинаковыми параметрами изображения и рамы. На момент начала работ по проекту список номенклатуры из документа «Заказ поставщику» выгружался в файл Excel, где вручную выполнялась сортировка по параметрам (высота, ширина, тип рамы). После этого сформированный список передавался в производство. Такой подход увеличивал время подготовки и запуска заказов в работу, а также повышал риск ошибок при ручной обработке данных;

• отсутствие полноценной выгрузки данных на маркетплейсы;

• после перехода на серверную базу перестали работать обработки по выгрузке данных для производства из документа «Заказ поставщику».

Решение и реализация проекта

Для решения поставленных задач выполнена комплексная настройка и доработка информационной системы на базе «1С:Предприятие 8».

Синхронизация «1С:Управление торговлей» и «1С:Бухгалтерия предприятия» (банковские документы):

• проведен анализ существующего процесса обмена с учетом специфики работы компании;
• настроен и запущен регулярный обмен банковскими документами, который используется в ежедневной работе;
• автоматизировано заполнение видов операций документов со статьями ДДС, касающимися художественного оформления картин;
• подготовлена инструкция для пользователей;
• оказаны консультации и сопровождение в период запуска.

Синхронизация «1С:Управление торговлей» и «1С:Бухгалтерия предприятия» (отчетов комиссионера):

• проведен анализ существующего обмена, выявлены ошибки и недочеты;
• разработано расширение, обеспечивающее:
• автоматическое определение вида операции (опт/розница);
• автоматическое создание счетов-фактур с номерами, полученными от контрагентов, без нарушения внутренней нумерации;
• корректное формирование декларации по НДС;
• выполнена настройка справочника «Номенклатура» (заполнение номенклатурных групп);
• выборочно заполнен регистр сведений «Счета расчетов с контрагентами»;
• подготовлена инструкция;
• проведено тестирование обмена на тестовых базах. 

Доработка формы документа «Заказ поставщику»

В рамках проекта выполнена доработка формы документа «Заказ поставщику» с учетом использования в качестве производственного заказа. В документ добавлены две дополнительные кнопки-команды:

• «Сортировка по размерам»
• «Сортировка по рамам»

Данные команды автоматически группируют номенклатуру в табличной части документа по одинаковым параметрам (высота, ширина, характеристики рамы).

Добавлена возможность вариативной сортировки в соответствие с текущими производственными задачами: только по размерам, по размерам и рамам, только по рамам, по рамам и размерам.

Так при нажатии кнопки «Сортировать по рамам» появляется дополнительная возможность сортировки по рамам.

Наличие дополнительных команд в документе обеспечивает формирование списка номенклатуры в полном соответствии с настроенным производственным процессом и позволяет оперативно передавать данные в производство без промежуточной ручной обработки.

Выполнение дополнительных работ.

• выполнен анализ доработок конфигураций «1С:Управление торговлей» и «1С:Бухгалтерия предприятия», проведено пробное обновление тестовых баз;

• разработана печатная форма для выгрузки списка номенклатуры с изображениями в Excel из документа «Заказ поставщику». В печатной форме выводятся изображение, наименование, артикул, количество и тип размещения на складе;

• налажен обмен данными с маркетплейсами;

• автоматизация сортировки номенклатуры в документе «Заказ поставщику» позволила отказаться от ручной обработки данных в Excel, сократить время подготовки и запуска заказов в производство, а также увеличить объемы выпускаемой продукции за счет эффективной организации производственного процесса.

Результаты проекта

В результате автоматизации в компании ООО «Графис Арт»:

• восстановлен и стабилизирован обмен данными между учетными системами;
• обеспечена прозрачность взаиморасчетов с клиентами и контрагентами;
• сокращено количество ручных операций и ошибок в учете;
• ускорена обработка заказов и подготовка документов к отгрузке;
• автоматизация сортировки номенклатуры в форме документа «Заказ поставщику» позволила отказаться от ручной обработки данных в Excel, сократить время выполнения заказов и увеличить объемы выпуска продукции;
• улучшена интеграция с маркетплейсами;
• оптимизированы ключевые бизнес-процессы и повышена производительность труда сотрудников.

В целом проведенная автоматизация позволила компании повысить управляемость процессов производства и продаж, создать надежную основу для дальнейшего развития и роста.