ООО "ДК-ЛОГИСТИК"

Когда по-старому уже нельзя, а по-новому — еще не выстроено

Мы — группа компаний DK. Уже более 20 лет занимаемся оснащением интерьеров: работаем и с частными заказчиками, и с коммерческими объектами, в том числе в сфере гостинично-ресторанного бизнеса. В 2021 году мы выделили проекты для HoReCa в отдельное направление — и именно в этот момент стало понятно: наши процессы выросли быстрее, чем учет.

На тот момент у нас уже давно были внедрены:

• «1С:Управление торговлей» — для управленческого учета;
• «1С:Бухгалтерия 8» — для регламентированного учета.

Когда бизнес был меньше, этого хватало. Но со временем клиентов стало больше, увеличились объемы закупок, мы готовились к открытию розничного магазина, запускали сайт и планировали использовать его как полноценный канал продаж. И вот тут система начала «скрипеть».

С какими проблемами мы столкнулись

Проблем было много — и все они напрямую влияли на управляемость бизнеса:

• складские остатки в программе не всегда совпадали с реальностью, не было настроено резервирование и обеспечение товаров;

• заказы клиентов существовали сами по себе и почти не помогали контролировать этапы работы и оплаты;

• заказы поставщикам формировались вручную в Excel — долго, неудобно и с ошибками;

• обмен между «1С:Управление торговлей» и «1С:Бухгалтерия» работал нестабильно: появлялись дубли документов и некорректные данные в отчетности;

• бухгалтеру приходилось вести отдельные таблицы для контроля оплат клиентов и поставщиков;

• для запуска сайта требовалась организация выгрузки номенклатуры, цен и фотографий из «1С:Управление торговлей;

• передачи товаров между собственными организациями отражались вручную путем оформления документов «Поступления товаров» и «Реализации товаров» с выполнением дополнительных расчетов.

В какой-то момент стало ясно: так дальше работать нельзя. Нужно было не «подлатать», а системно выстроить процессы.

Как мы решили задачу

Эта задача свела нас с командой компании «Бизнес-Эксперт». И, пожалуй, главное — нам предложили не сложные и дорогие доработки, а логичную настройку стандартных возможностей 1С под наши реальные бизнес-процессы.

В качестве основной системы осталась «1С:Управление торговлей», дополнительно настроен функционал для розничного магазина и выстроен корректный обмен с «1С:Бухгалтерия».

Что было сделано на практике

• Привели в порядок складской учет: остатки стали соответствовать фактическим, настроили учет по складам, резервирование и обеспечение товаров.

• Настроили розничный магазин: отражение розничных продаж реализовали с помощью стандартного функционала Рабочее место кассира, подключили торговое оборудование (кассы, сканеры), организовали корректный обмен с бухгалтерией.

• Перестроили работу с заказами клиентов:
• заказ стал ключевым документом;
• появилась прозрачность этапов выполнения за счет настройки различных вариантов обеспечения товаров: к обеспечению. Резервировать по мере поступления, резервировать на складе, отгрузить.

• Автоматизировали формирование заказов поставщикам на основании заказов клиентов по принципу «заказ под заказ».

• Настроили бесперебойный и корректный обмен между «1С:Управление торговлей» и «1С:Бухгалтерия» — без дублей и искажений данных.

• Организовали выгрузку номенклатуры, цен и фотографий на сайт напрямую из 1С стандартными средствами.

• Настроили схему межфирменных продаж «Интеркомпани» для отражения передачи товаров между собственными организациями.

• Внедрили отчет «Платежный календарь», который позволяет видеть будущие поступления и планировать оплаты.

Отдельно отметим: выполненные решения реализованы стандартными механизмами «1С:Управление торговлей», без кастомных доработок — это снизило стоимость проекта и упростило дальнейшее сопровождение.

Что получили в итоге

Результат почувствовали сразу после начала использования обновленной программы:

• благодаря сайту с актуальными данными клиентская база выросла на 14%, что дало прирост выручки;
• автоматизация позволила отказаться от Excel и ручной обработки:
• количество обрабатываемых заказов клиентов выросло на 23%;
• формирование заказов поставщикам ускорилось на 70%;
• бесперебойный обмен с «1С:Бухгалтерия» обеспечил корректную отчетность, без ошибок и рисков штрафов.

Автоматизация избавила нас от постоянной «ручной» работы, лишнего напряжения и ощущения, что учет не успевает за бизнесом.

А главное — получили партнера, который окажет помощь и вселит уверенность, что она будет оказана быстро и профессионально. А в нашем бизнесе это действительно бесценно.